Cách tận dụng Apple Notes hiệu quả hơn trong công việc và học tập

Khi nhắc đến các ứng dụng ghi chú, hầu hết mọi người sẽ nghĩ ngay đến Notion, Evernote hay Notability. Thế nhưng, ngay trong hệ sinh thái Apple mà chúng ta đang dùng, vẫn có một công cụ miễn phí nhưng cực kỳ mạnh mẽ mang tên Apple Notes. Với khả năng tích hợp sâu, đồng bộ tức thì qua iCloud cùng hàng loạt tiện ích thông minh khác, Apple Notes hoàn toàn có thể trở thành một trợ thủ đắc lực giúp bạn học tập và làm việc hiệu quả hơn. Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ cách tận dụng tối đa Apple Notes để bạn chẳng cần phải tìm đến bất kỳ ứng dụng nào khác.

Những tính năng hay ho của Apple Note

Để sử dụng Apple Notes hiệu quả hơn, trước hết bạn cần nắm vững những tính năng cơ bản nhưng cũng không kém phần quan trọng như sau:

Tạo và tổ chức ghi chú (Folders, Smart Folders, Tags)

Đừng chỉ tạo ghi chú một cách bừa bãi. Hãy tạo các thư mục (Folders) để phân loại nội dung theo từng chủ đề (ví dụ: “Công Việc”, “Học Tập”, “Ý Tưởng”). Để việc tìm kiếm trở nên nhanh chóng hơn nữa, hãy sử dụng thẻ (Tags) bằng cách gõ # trước một từ khóa (ví dụ: #Deadline, #Idea, #ProjectA). Đặc biệt, với tính năng Smart Folder, bạn có thể tạo một thư mục tự động lọc và gom tất cả các ghi chú có chứa một tag hoặc một điều kiện cụ thể. Đây là một cách tổ chức thông minh giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian.

Ghim (Pin), khóa (Lock), và thay đổi bố cục (View as Gallery)

Đối với những ghi chú quan trọng, hãy ghim chúng lên đầu danh sách bằng cách vuốt sang phải và chọn biểu tượng ghim. Nếu bạn cần bảo vệ những thông tin nhạy cảm như mật khẩu hay tài khoản, hãy khóa ghi chú bằng mật khẩu hoặc Face ID. Ngoài ra, Apple Notes còn cho phép bạn chuyển sang chế độ View as Gallery để xem các ghi chú dưới dạng hình ảnh, cực kì hữu ích khi ghi chú của bạn có nhiều hình ảnh hay biểu đồ.

Checklist & Định dạng nội dung

Để theo dõi tiến độ công việc hay bài tập, Checklist (hay to-do list) thực sự là một tính năng không thể thiếu. Nó giúp bạn liệt kê và đánh dấu các đầu việc đã hoàn thành một cách trực quan. Tương tự như vậy, các định dạng Heading, bulleted list hay bảng biểu (table) sẽ giúp ghi chú của bạn trở nên rõ ràng và có cấu trúc hơn. Từ phiên bản iOS 18 trở về sau, bạn còn có thể thu gọn (collapse) các đoạn nội dung để tránh rối mắt, rất tiện lợi khi làm việc với những ghi chú dài.

Chèn tệp và scan tài liệu

Một trong những tính năng mạnh mẽ nhất của Apple Notes chính là tính năng chèn đa phương tiện. Bạn có thể chèn ảnh, video, file, liên kết web từ các ứng dụng khác vào ghi chú một cách dễ dàng. Đặc biệt, tính năng Scan Document còn có thể giúp bạn chuyển đổi tài liệu giấy thành file PDF, cũng như tích hợp trực tiếp vào ghi chú để dễ dàng truy cập mọi lúc mọi nơi.

Ghi âm/Ghi nhanh & Share Sheet

Bạn có thể ghi âm trực tiếp trong ghi chú để lưu lại bài giảng hay những ý tưởng đột nhiên xuất hiện trong cuộc họp. Khi đang lướt web hay dùng bất kỳ ứng dụng nào, bạn cũng có thể ghi chú nhanh chóng bằng cách dùng nút Share và chọn “Ghi chú” để lưu nhanh thông tin vào một thư mục được chỉ định.

Đồng bộ & truy cập chéo thiết bị

Nhờ có iCloud, mọi ghi chú của bạn sẽ được đồng bộ tức thì trên tất cả các thiết bị thuộc hệ sinh thái Apple từ iPhone, iPad cho đến Macbook. Bạn có thể bắt đầu viết ngay trên iPad rồi tiếp tục chỉnh sửa trên MacBook một cách liền mạch và nhanh chóng. Đây là tính năng cực kỳ tiện lợi dành cho những ai thường xuyên phải làm việc và chuyển đổi giữa nhiều thiết bị trong cùng một lúc.

Một vài cách dùng Apple Notes theo từng mục đích cụ thể

Tất cả những tính năng mà mình vừa kể trên sẽ phát huy tối đa sức mạnh khi bạn biết cách áp dụng chúng vào từng mục đích cụ thể, chẳng hạn như:

Sử dụng Apple Notes cho nhu cầu học tập

Đối với các bạn học sinh sinh viên, Apple Notes là một công cụ học nhóm vô cùng tuyệt vời. Bạn có thể dùng Scan để lưu tài liệu giảng dạy, dùng Checklist để theo dõi deadline bài tập và sử dụng tính năng Share để chia sẻ ghi chú bài giảng với bạn cùng lớp. Một bạn trên diễn đàn Tinhte từng chia sẻ rằng việc dùng Notes để “lưu trữ thông tin, lên list công việc và lên ý tưởng” cùng với các tính năng thông minh khác như folders, tags hay lock note đã thực sự giúp ích rất nhiều cho bạn ấy.

Sử dụng Apple Notes cho nhu cầu làm việc

Khi làm việc, bạn có thể khóa ghi chú để bảo vệ những thông tin nhạy cảm như mật khẩu hay tài khoản. Bên cạnh đó, Apple Notes cũng hỗ trợ nhiều định dạng và cho phép chèn hình ảnh, tài liệu hay file âm thanh, giúp ghi chú trong các cuộc họp trở nên sinh động và đầy đủ hơn. Đặc biệt, tính năng Smart Folder sẽ tự động gom các ghi chú liên quan, giúp bạn dễ dàng quản lý những dự án nhỏ mà không cần mất công sắp xếp lại như trước nữa.

Sử dụng Apple Notes như một “bộ não thứ hai”

Nhiều người dùng trên Reddit còn chia sẻ rằng họ xem Apple Notes như một “bộ não thứ hai”, là nơi mà họ ghi lại mọi ý tưởng, suy nghĩ và danh sách việc cần làm hằng ngày. Cách làm này giúp họ quản lý cuộc sống cá nhân hiệu quả hơn rất nhiều so với việc ghi chép bằng bút và giấy truyền thống.

Bạn đã từng sử dụng Apple Notes theo cách này bao giờ chưa? Nếu có mẹo hay khác, đừng ngần ngại chia sẻ cho mình và mọi người cùng biết đến nhé!

Chip Tensor G5 được trang bị cho dòng điện thoại Pixel 10 của Google có gì đặc biệt?

Trồng ngay 7 cây cảnh phong thủy này để thu hút may mắn và năng lượng tích cực

Xem thêm

6 cách hiệu quả để cai nghiện smartphone

Điện thoại thông minh ngày càng phổ biến trong xã hội và hiện tượng "nghiện" smartphone cũng diễn biến ngày càng trầm trọng, nhất là trong giới trẻ hiện nay. Nếu bạn muốn ngưng lệ thuộc vào chiếc smartphone của mình thì hãy thử qua những biện pháp sau.